Quyết toán thuế thu nhập cá nhân

1. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?

Quyết toán thuế TNCN là việc tính lại toàn bộ số thuế phải nộp trong cả năm trên cơ sở:

Tổng thu nhập chịu thuế phát sinh trong năm
Các khoản giảm trừ (giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc, từ thiện, v.v.)
Số thuế đã tạm khấu trừ hàng tháng/quý

Từ đó xác định:

Còn thiếu thuế → phải nộp thêm
Nộp dư thuế → được hoàn hoặc bù trừ kỳ sau

Đối với nhiều cá nhân và doanh nghiệp, đây là giai đoạn dễ xảy ra sai sót, nhất là khi có nhiều nguồn thu nhập, thay đổi nơi làm việc, thay đổi người phụ thuộc trong năm.

2. Ai phải thực hiện quyết toán thuế TNCN?

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế và các công văn về quyết toán thuế TNCN gần nhất, việc quyết toán được chia thành hai nhóm chủ thể:

Một số trường hợp điển hình:

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại nhiều nơi trong năm.
Cá nhân chỉ có 01 nơi làm việc, nhưng:
- Có yêu cầu hoàn thuế (nộp dư) và đơn vị chi trả không quyết toán thay.
- Hoặc không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán cho tổ chức chi trả.
Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng, rời Việt Nam, cần quyết toán thuế trước khi xuất cảnh.

2.2. Tổ chức chi trả thu nhập (doanh nghiệp)

Doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm:

Lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm cho toàn bộ thu nhập đã chi trả.
Thực hiện quyết toán thay cho người lao động đủ điều kiện ủy quyền (thường là NLĐ có HĐLĐ từ 3 tháng trở lên, làm việc tại 1 nơi trong cả năm…).

3. Thời hạn quyết toán thuế TNCN

Căn cứ Nghị định 126/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của cơ quan thuế:

Đối với tổ chức chi trả thu nhập (doanh nghiệp):
- Hạn chót nộp hồ sơ quyết toán thuế năm: ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là 31/3 năm sau).
Đối với cá nhân tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế:
- Hạn chót thường là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là 30/4 năm sau).
- Nếu trùng ngày lễ/nghỉ thì được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo.

Lưu ý: Với các kỳ cụ thể (ví dụ năm tính thuế 2024), cơ quan thuế thường có công văn hướng dẫn chi tiết và điều chỉnh ngày cuối cùng (như chuyển sang 2/5 hoặc 5/5 do nghỉ lễ).

4. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN gồm những gì?

Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ cơ bản như sau:

4.1. Đối với cá nhân tự quyết toán

Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 02/QTT-TNCN.
Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN – Bảng kê người phụ thuộc (nếu đăng ký giảm trừ).
Bản chụp:
- Chứng minh nhân dân/CCCD/Hộ chiếu.
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN do đơn vị chi trả cấp.
- Giấy tờ chứng minh khoản đóng bảo hiểm, từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
Một số giấy tờ khác tùy trường hợp (quyết định điều chuyển, hợp đồng lao động, xác nhận thu nhập,…).

4.2. Đối với tổ chức chi trả thu nhập

Tờ khai quyết toán thuế TNCN năm dành cho tổ chức.
Bảng kê chi tiết thu nhập đã chi trả, số thuế đã khấu trừ.
Danh sách người lao động ủy quyền quyết toán, danh sách đã quyết toán thay.
Các phụ lục kèm theo theo đúng mẫu của cơ quan thuế.

5. Quy trình quyết toán thuế TNCN (tổng quát)

Để dễ hình dung, có thể tóm lược quy trình như sau:

Bước 1: Thu thập thông tin, chứng từ

Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng (nếu có).
Bảng lương, phiếu lương, sao kê tài khoản (nếu cần đối chiếu).
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ các đơn vị chi trả.
Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc, bảo hiểm, khoản đóng góp được trừ.

Bước 2: Xác định nghĩa vụ thuế

Xác định tình trạng cư trú (cư trú hay không cư trú).
Tổng hợp tổng thu nhập chịu thuế trong năm.
Tính các khoản giảm trừ: bản thân, người phụ thuộc, bảo hiểm, từ thiện,…
Xác định thu nhập tính thuế và áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần (5% – 35%) đối với cá nhân cư trú; 20% với cá nhân không cư trú. Acclime Vietnam

Bước 3: So sánh với số thuế đã tạm nộp/khấu trừ

Nếu số thuế phải nộp > số đã khấu trừ → nộp thêm.
Nếu số thuế phải nộp < số đã khấu trừ → đề nghị hoàn thuế hoặc bù trừ kỳ sau.

Bước 4: Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả

Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế, hoặc nộp trực tiếp/bưu chính đến cơ quan thuế quản lý.
Theo dõi phản hồi, bổ sung/giải trình khi có yêu cầu.
Nhận thông báo chấp nhận hồ sơ và thực hiện hoàn/nộp thêm thuế theo hướng dẫn.

6. Rủi ro thường gặp khi quyết toán thuế TNCN

Một số lỗi mà cá nhân/doanh nghiệp thường vấp phải:

Khai thiếu nguồn thu nhập (đặc biệt khi làm nhiều nơi trong năm).
Sai thông tin người phụ thuộc hoặc không cập nhật kịp thời.
Nhầm lẫn thời hạn quyết toán dẫn tới nộp trễ, bị xử phạt vi phạm hành chính và tính tiền chậm nộp.Không lưu trữ đầy đủ chứng từ khấu trừ, bảng lương, hợp đồng,…
Tổ chức chi trả thu nhập hạch toán sai, khấu trừ sai, không cân khớp với dữ liệu cơ quan thuế.

Với các thay đổi, công văn hướng dẫn mới mỗi năm, việc tự theo dõi, cập nhật và xử lý hồ sơ rất dễ gây áp lực cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp.

7. Dịch vụ quyết toán thuế TNCN tại CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KẾ TOÁN RỒNG VIỆT

Để giảm tải áp lực thủ tục, đồng thời đảm bảo đúng luật – tối ưu – hạn chế rủi ro, Kế toán Rồng Việt cung cấp dịch vụ:

7.1. Đối với doanh nghiệp (tổ chức chi trả thu nhập)

Tư vấn nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN theo từng năm, từng công văn hướng dẫn mới.
Rà soát dữ liệu lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi chịu thuế.
Lập tờ khai quyết toán thuế TNCN năm, kèm các phụ lục theo quy định.
Xử lý danh sách người lao động ủy quyền quyết toán, phân loại các trường hợp đặc biệt (nghỉ việc, làm nhiều nơi, v.v.).
Nộp hồ sơ quyết toán điện tử, hỗ trợ giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

7.2. Đối với cá nhân

Tư vấn xem có bắt buộc phải quyết toán hay không, hay có thể ủy quyền cho doanh nghiệp. THƯ VIỆN PHÁP LUẬT
Tính toán thử số thuế phải nộp/được hoàn để cá nhân chủ động quyết định.
Hỗ trợ lập tờ khai 02/QTT-TNCN, phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN.
Nộp hồ sơ quyết toán thay (theo ủy quyền) và theo dõi đến khi hoàn tất.
Tư vấn các tình huống đặc biệt: thay đổi nhiều nơi làm việc, người nước ngoài rời Việt Nam, thu nhập từ nhiều nguồn,…

8. Lý do nên chọn Kế toán Rồng Việt cho dịch vụ quyết toán thuế TNCN

Kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực kế toán – thuế, thường xuyên cập nhật công văn, nghị định mới.
Hiểu thực tế địa bàn TP. Hồ Chí Minh, trực tiếp làm việc với cơ quan thuế các quận/huyện.
Tư vấn rõ ràng trước khi thực hiện, minh bạch về chi phí dịch vụ.
Hỗ trợ song song cho cả doanh nghiệp và cá nhân trong cùng hệ thống, giúp số liệu nhất quán.
Cam kết đồng hành trong suốt quá trình: từ thu thập chứng từ – lập hồ sơ – nộp tờ khai – giải trình – hoàn/nộp thêm thuế.

9. Thông tin liên hệ dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KẾ TOÁN RỒNG VIỆT

Tên giao dịch: VIET DRAGON CA CO.,LTD
Mã số thuế: 0314384043
Địa chỉ: 225 Nguyễn Xí, Phường 13, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0901 380 699

Dịch vụ Kế toán - Kiểm toán